Povinnost provést kompletní transformaci právní formy z "občanských sdružení" (o.s.) na "zapsané spolky" (z.s.).
Celá změna vychází z § 3041 odst. 2 NOZ: Občanská sdružení k 1.1.2014 přecházejí na spolky (§ 3045 odst. 1 NOZ) a spolky musí do tří let svoje stanovy NOZ přizpůsobit (§ 3041 odst. 2). Revidované stanovy je nutné i do stejné lhůty, tedy do 1.1.2017, i doručit místně příslušnému rejstříkovému soudu a to v souladu s novým zákonem č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob.
Nedokončená transformace na zapsaný spolek může mít za následek zrušení subjektu na základě soudního rozhodnutí pro nesplnění zákonné povinnosti.
1. Úprava stanov - pokud to činnost Spolku nevyžaduje, je vhodné mít stanovy co nejjednodušší. Každou změnu stanov je nutné nechat znovu zapsat do Spolkového rejstříku.
- Vzorové stanovy č.1 (složitější, .PDF);
- Vzorové stanovy č.2 (jednodušší a komentované, .DOCX);
- Ve stanovách musí být nový název, ze kterého bude patrna právní forma, tedy v názvu ponese "zapsaný spolek", případně bude končit zkratkou ", z. s.";
- Ve stanovách musí být jasně definované sídlo spolku;
- Je vhodné uvést větu: Členská schůze spolku přijala zejména v souladu s OZ toto nové znění Stanov pro dříve Starý název spolku, o.s, IČ: XXXXXXX, registrovanou Ministerstvem vnitra ČR dne DD.MM.RRRR pod č.j. Vx/x-x/xxxxx/xx-R;
- Ve stanovách musí být jasně definovaný účel spolku, který je i předmětem zápisu do spolkového rejstříku (např. Účelem Spolku je rozvoj a propagace jezdeckého sportu, podpora výkonu sportovní činnosti, její organizace, příprava reprezentace a vzdělávání v hipologické problematice.);
- Dalším bodem stanov musí být výčet činností. Tyto činnosti musí vést výhradně k naplnění účelu spolku a hlavní činnost nesmí být obchodní. Obchodní činnost může být pouze vedlejší pomocnou činností, která poskytuje podporu pro činnosti hlavní;
- Dále je nutné ve stanovách specifikovat formy členství, jeho vznik a zánik;
- Malé spolky mohou mít pouze dva orgány. Členskou schůzi a Statutární orgán (individuální - Předsedu nebo kolektivní - Výbor). Není nutné mít žádné další komise, pokud je spolek nepotřebuje ke své činnosti;
- Kontrolní komise - není povinná. Ale má to do budoucna vazbu na daňovou problematiku (je uvažováno, že se bude jednat o povinnou podmínku obecné prospěšnosti) – doporučujeme tedy ekonomicky aktivnějším klubům čerpajícím dotace tuto komisi do stanov uvést a zároveň v rámci Členské schůze zvolit nové členy (musí mít minimálně 3 členy);
- Dále je nutné specifikovat jakým způsobem bude spolek likvidován v případě zániku;
- Podpis statutárního zástupce na stanovách nemusí být ověřený;
2. Zápis ze Členské schůze (či jiného nejvyššího orgánu) spolku
- Spolu se stanovami obsahujícími změněný název a další úpravy je nutné předložit dokument prokazující schválení těchto změn členskou základnou;
- Stejně tak je vhodné, aby spolu se změnou stanov došlo k nové volbě orgánů Spolku, které jsou zároveň oprávněné předložit příslušné změny k zápisu do Spolkového rejstříku a sami jsou pak do rejstříku zapsáni (viz níže souhlas statutárních zástupců...);
- Je nutné spolu se zápisem předložit i prezenční listinu (s podpisy zúčastněných - nemusíbýt ověřené), ze které je patrné, že schůze byla usnášení schopná dle původních stanov;
- Na zápise by měly být dva podpisy - zapisovatele a ověřovatele, nemusí být ověřené;
- Spolek musí mít minimálně 3 členy s právem rozhodujícím;
- Vzor zápisu ze schůze spolku (.DOCX);
3. Souhlas statutárních zástupců se zápisem do Spolkového rejstříku
- Každý statutární zástupce (či člen kontrolní komise) musí dát svůj souhlas;
- V případě kolektivního statutární orgánu je nutné aby souhlas dal každý z jeho členovů, stejně tak členové komisí;
- Vzor souhlasu statutára k zápisu do Spokového rejstříku (.DOCX);
- Podpis musí být ověřený (ověří na každé poště);
4. Souhlas majitele nemovitosti s umístěním sídla spolku
- S dokumenty je též vyžadován souhlas majitele nemovitosti s umístěním sídla spolku;
- Některé soudy toto vyžadují pouze v případě, že se sídlo mění a u nových spolků. Některé žádají i u transformací;
- Vzor souhlasu majitele nemovitosti s umístěním sídla spolku(.DOCX);
- Podpis musí být ověřený (ověří na každé poště);
5. Vyplnění návrhu v Inteligentním formuláři na portálu eJustice
- Zde je přímý odkaz na intelitentní formulář - provozuje Ministerstvo spravedlnosti, případné nefunkčnosti a stížnosti je nutné řešit s provozovatelem
- Zadejte v levé části IČ spolku a stiskněte "Vytvořit návrh", načtou se údaje z rejstříku;
- Doporučujeme poznamenat si tzv. návratový kód (zcela nahoře), který umožní v případě technické chyby se vrátit k rozpracovanému formuláři;
- Klikněte na „vyplnit předmětnou část“, můžeme upravit název spolku (původní název se zobrazí jako přeškrtnutý);
- Stejným způsobem jako název upravte další části formuláře;
- Sídlo (pokud se mění);
- Účel - je nutné přesně zkopírovat ze stanov;
- Předměty vedlejší činnosti - pokud existují, je nutné je zkopírovat ze stanov;
- Název nejvyššího orgánu (pokud je jiný, než Členská schůze);
- Statutární orgán (zvolit zda individuální či kolektivní), napsat název u každého ze členů a vložit konkrétní osoby;
- Specifikujte způsob jednání (např. pod Nadepsaný či nadtištěný název organizace připojí Předseda svůj podpis);
- Stejně jako u statutárních orgánů postupujte i u dalších orgánů spolku (pokud existují);
- Uložte a srolujte dolů, kde opět klikneme na „uložit“, což nás vrátí o obrazovku zpět;
- Zvolte „vyplnit závěrečnou část“ a zpravidla se vyplní „Tento návrh podává za navrhovatele“, kam dopište statutárního zástupce oprávněného právně jednat za spolek. Následně doplňte přílohy, kdy pouze pro každou přílohu napíšeme její název a počet vyhotovení (1). Klikněte na uložit a změny jsou hotové;
- Pak již můžete dát generovat podání. Formy podání jsou popsány výše, nejčastěji však budete volit tisk;
- Formulář tedy vytiskněte, je nutné opatřit ověřeným podpisem statutárního zástupce(ověří na každé poště);
6. Doručení žádosti na podatelnu příslušného obchodního soudu
- Příslušnost ke konkrétnímu soudu, včetně adresy najdete na výsledném dokumentu z inteligentního formuláře;
- Výsledný návrh (včetně originálů výše popsaných příloh) lze doručit na soud:
- osobně na podatelnu soudu - výsledná listina musí mít ověřený podpis (ověří na každé poště);
- doporučeným dopisem na adresu soudu - výsledná listina musí mít ověřený podpis;
- Pokud bude vše v pořádku, budou změny zapsány. Pokud ne, budete vyzváni k doplnění.
